UTS Teori Administrasi

Nama               : Firda Tara Divasari

NIM                : B04210005

Kelas/semester: MD D1/ 4

Jawaban UTS TEORI ADMINISTRASI

1.      Tujuan kita mengelola dokumen adalah

a.       Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai kegunaannya.

b.      Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat digunakan oleh orang yang tepat dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

2.      Dasar pengelolaan arsip :

a.       Life cycle model adalah mengelola dokumen kertas secara manual, dasar pengelolaan dan pengontrooolan arsip kertas secara efektif

b.      Record continuum model adalah mengola arsip secara elektronik, dasar pengelolaan dan pengontrolan arsip elektronik pada era digital

3.      Perusahaan mulai berpikir

a.       Menurut pendapat saya perusahaan tersebut menggunakan metode Desentralisasi , karena pengelolaan dan penyimpanan arsip dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit suatu organisasi , dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan arsipnya masing-masing. Sistem ini menghemat waktu dan tenaga, sistem ini juga sangat cocok untuk informasi rahasia.

b.      Lebih meningkatkan pengawasan yang terpusat agar setiap dokumen dapat tersimpan dengan aman, peminjam dan pengguna akan terekam dengan baik. Menjaga baik-baik dokumen dengan sistem penyimpanan diseragamkan. Memperbaiki pengorganisasian dalam penyimpanan sehingga orang yang akan meminjam atau menggunakan tidak kesulitan untuk mendapatkannya dan jeli terhadap apapun dokumen, untuk memudahkan pengguna atau peminjam.

Faktor yang perlu dibutuhkan untuk mengambil keputusan tersebut :

1.      Efisien waktu

2.      Tingkat keamanan

3.      Tingkat kualitas pengorganisasian

4.      Alat yang digunakan untuk menyimpan

5.      Memikirkan hal yang terburuk terjadi untuk kita berhati-hati dalam memutuskan masalah